דיון בדו"ח מבקר העירייה לשנת ,2023 ובהמלצות ועדת הביקורת

דיון בדו"ח מבקר העירייה לשנת ,2023 ובהמלצות ועדת הביקורת דו"ח המבקר והמלצות ועדת הביקורת הועברו לעיון מוקדם לחברי המועצה. מבקר העירייה מר ירון הררי פתח והסביר את סטטוס הדו"ח. אמר כי הדו"ח עבר דיונים מקיפים, ביחידות המבוקרות, באגפים, אצל המנכ "ל ורה"ע, וכן נדון בועדת הביקורת. ציין את עבודת הועדה לענייני ביקורת וביקש להודות ליו"ר הועדה, גב' מאיה כץ ולחבריה על עבודה מקצועית, עניינית ורגישה, לעובדים ומנהלים, לראש העירייה מר פישר ולמנכ" ל העירייה מר אלכס גולדשטיין על תמיכתם בעבודת הביקורת. ציין כי לאחר שהמלצות ועדת הביקורת מאושרות ע"י מועצת העיר, יש דיון בצוות לתיקון ליקויים, צוות סטטוטורי בראשות מנכ"ל העירייה והסגל הבכיר. המטרה לוודא שהליקויים מתוקנים וההמלצות מיושמות. הצוות מדווח לועדת הביקורת על ממצאיו ובכך קיימת סגירת מעגל המבטיחה כי ההמלצות מיושמות והליקויים מתוקנים. ראש העי ר, מ ר יריב פיש ר אמר כי הדו"ח מצייר תמונה מדאיגה של חריגה חמורה בתקופת ההנהלה הקודמת ותרבות אירגונית קלוקלת. העובדים המעורבים סיימו תפקידם בעירייה, חוזי ההתקשרות עם אותם קבלנים נעצרו, וכי הורה על העברת כל תחום שיפוצי הקיץ בבתי הספר לניהול חיצוני מפוקח באמצעות החברה לפיתוח הרצליה . אמר כי הליקויים שנמצאו הינם מהותיים מהם נלמד, נתקן, נתייעל ונשתפר. בדיון התייחס המבקר לעיקרי הדברים. דוח ביקורת בנושא – הזמנות מחוזה שיפוצים תב"ר 20030 שיפוצי מוס"ח מספר הסעיפים מקביל למספור בגוף הדוח . 1. מבוא דוח הביקורת מתייחס לשיפוצי הקיץ שנערכו ב- 6 בתי ספר בעיר אך ההמלצות הכלולות בו כוחם יפה גם להתנהלות העירייה בשיפוצים במבני ציבור המוזמנים באמצעות חוזה השיפוצים שנבחן בדוח זה. אגף תב"ל במנהל התפעול מופקד על ביצוע השיפוצים באמצעות מחלקת הבינוי, מחלקת התחזוקה (מוסדות חינוך) מופקדת על שיפוץ וחידוש גני ילדים. במסגרת הביקורת נבדקו הזמנות עבודה של שיפוץ 6 בתי ספר שבוצעו במסגרת שיפוצי קיץ 2023 . שיפוצים אלו חויבו מתב"ר 20030 ,"שיפוצי מוס"ח והיערכות לפתיחת שנת הלימודים", באמצעות חוזה "לביצוע עבודות שיפוצים במוסדות חינוך ומוסדות ציבור" (מכרז מסגרת מס 19-2022-36). 4. מכרזים לביצוע עבודות שיפוץ ועבודות אחזקה בחודש ספטמבר 2022 פרסמה העירייה שני מכרזים פומביים לקבלת הצעות להסכמים להלן : מכרז מסגרת 37- 2022-19 לביצוע עבודות אחזקה במוסדות חינוך ומוסדות ציבור ומכרז מסגרת 36-2022- 19 לביצוע עבודות שיפוצים במוסדות חינוך ומוסדות ציבור. לביקורת נמסר כי מכרז התחזוקה נועד בעיקרו לעבודות תחזוקה ואילו מכרז השיפוצים נועד לשיפוצי עומק. אולם בדיקתנו העלתה כי השימוש במכרזים הינו פונקציונלי, כל ההזמנות שהופקו ממחלקת הבינוי הקשורות לעבודות בבתי הספר הופקו ממכרז השיפוצים, גם במקרים בהן היק ף העבודות הנדרש קטן יחסית ואילו כל ההזמנות הנוגעות לשיפוץ גני ילדים שהופקו על ידי מנהל מחלקת התחזוקה הופקו מחוזה התחזוקה למרות שכללו שיפוצי עומק בגני הילדים בהיקף כספי רב. כדוגמא נציין את הזמנת עבודה לשיפוצי עומק בגני הילדים גולן ותבור בסך 1,536 אלפי ₪ שהופ קה מהסכם התחזוקה ולא מהסכם השיפוצים. המלצה • להקפיד כי הזמנות לשיפוצים יוזמנו מכוח חוזה השיפוצים , להקפיד כי מחוזה התחזוקה יוזמנו עבודות תחזוקה מאחר והוראות החוזה מתואמות לעבודות מסוג זה. 6. פרוגרמה רב שנתית 6.1 כללי שיפוץ בתי הספר הינו תהליך רב שנתי, בדרך כלל לא מבוצע שיפוץ כולל אלא שיפוץ וחידוש מקטעים במהלך השנים. 6.2 תוכנית רב שנתית ממצאנו מעלים כי למועד הביקורת אין בידי מינהל החינוך ובידי מינהל התפעול תוכנית רב שנתית של שיפוצים נדרשים במוסדות החינוך ממנה נגזרים השיפוצים השנתיים הנדרשים. זאת ועוד, גם תוכנית ברמת המוסד, דהיינו אלו אלמנטים יש לחדש/ לשפץ בשנים הקרובות אינן בנמצא. 6.3 מאגר מידע במסגרת הביקורת נדרשו , לגבי בתי הספר שנבחנו בדוח זה ,פרטים בסיסיים על השיפוצים שנערכו בשנים האחרונות כגון רשימת העבודות שנערכו ועלותם, מסתבר שאין מאגר מידע הכולל נתונים אלו. שיפוץ מוסדות החינוך במקטעים ראוי שיתבסס על מידע אודות האלמנטים ששופצו בשנים האחרונות. אנו סבורים כי החלטה מושכלת אודות המוסדות שישופצו , מרכיבי השיפוץ ועלותם ראוי שתבוסס על תוכנית רב שנתית המביאה לידי ביטוי את סדר העדיפויות שהוגדר מראש, כמו כן חלוקת השיפוץ למקטעים מחייבת מידע אודות השיפוצים שנערכו במוסד בשנים הקודמות. המלצות • לערוך תוכנית רב שנתית לשיפוץ מוסדות חינוך הן ברמת המוסד דהיינו אלו אלמנטים יש לחדש לפי סדר עדיפות והן ברמת הרשות דהיינו אלו מוסדות יקבלו קדימות, תוכנית זו תשמש בסיס לקבלת החלטות. • להקים מאגר מידע ברמת המוסד של השיפוצים שנערכו, מאגר זה יכלול פרוט מרכיבי השיפו ץ, תוכניות , והקיף כספי . נתונים אלו יעמדו לרשות מקבלי ההחלטות. • שיפוצים שהצריכו עריכת תוכנית אדריכלית /חשמל / אינסטלציה וכו יש לוודא שמירת התוכניות במוסדות החינוך ובאגף תב"ל. 7. אומדן תמחור העבודות 7.1 כללי תמחור עבודות השיפוץ הינו כלי הכרחי העומד בבסיס תהליך קבלת ההחלטות, התמחור מאפשר אמידה של המסגרת התקציבית הנדרשת או לחילופין מבטיח כי העבודות הנדרשות עומדות במסגרת התקציב שנקבע. כמו כן, אומדן העבודות מאפשר תיעדוף האלמנטים הנדרשים בשיפוץ כתלות בעלותם. האומדנים נערכים ע"י מנהל מחלקת בינו י ומשמשים ככלי תומך החלטות בסיסי לגבי הקיף והרכב שיפוצי הקיץ. אומדנים אלו הוצגו למקבלי ההחלטות ועל בסיסם התקבלו החלטות. 7.2 פורמט ה"תמחור" תמחור העבודות מתבצע בגליון אקסל , הפורמט אינו אחיד לא ברמת הפרוט, לא בתצורה הכללית ולא בסעיפים הכלולים. חלק מהאומדנים כולל פרוט של כמות ומחיר וחלק מהאומדנים כולל סכום גלובלי עגול. חלק מהסעיפים אינם ממוקדים כגון "רענון קוסמטי", "בדיקה ותיקון לפי הצורך", במרבית האומדנים הסעיפים אינם כ