דיון בדו"ח מבקר העירייה לשנת ,2020 ובהמלצות ועדת הביקורת.

1. דיון בדו"ח מבקר העירייה לשנת ,2020 ובהמלצות ועדת הביקורת. דו"ח המבקר הועבר לעיון מוקדם לחברי המועצה להלן תקציר הדו"ח. גב' כץ, יו"ר ועדת הביקורת פתחה והודתה לכל הנוגעים בדבר, אמרה כי נעשתה יסודית ומקצועית, כל ההחלטות בועדה נתקבלו פ"א וכי חלק מההמלצות כבר תוקנו ע"י האגפים במהלך השנה. המבקר העירייה מר ירון הררי ציין כי הדו"ח נערך בשנת קורונה, במהלך סגרים ובידודים ולמרות הקשיים והמגבלות הקדישו מנהלים ועובדים זמן ניהולי יקר לביקורת. ציין את עבודת הועדה לעינייני ביקורת וביקש להודות ליו"ר הועדה, גב' מאיה כץ ולחבריה על עבודה מקצועית, עניינית ורגישה. כמו כן הודה לעובדים ומנהלים, לראש העירייה מר פדלון ולמנכ"ל העירייה עו"ד אהוד לזר על תמיכתם בעבודת הביקורת וכן לצוות משרד מבקר העירייה מירה שר שלום ושי קציר. פרט את שלבי הדיון בדוח הביקורת החל מגיבוש ממצאי הביקורת וכלה במעקב תיקון ליקויים המתבצע אחר הדיון והחלטות המועצה. הבהיר כי בישיבה זו מבקש להתמקד בהערות המערכתיות מאחר וההמלצות התפעוליות רובן נדונו במסגרות השונות ומקובלות ע"י האגפים וחלקן יושמו בפועל. בדיון זה סקירת המבקר התייחסה לעיקרי הדברים. ממצאים וההמלצות בנושא: "החברה לפיתוח הרצליה" מספור הסעיפים מקביל למספור בדוח המפורט 1. מבוא תאגידים עירוניים הינם יישות משפטית נפרדת המוקמת על ידי רשויות מקומיות ומנוהלת על ידי נבחרי ציבור, עובדיה של הרשות המקומית ונציגי ציבור, בבעלות מלאה או חלקית של הרשות המקומית. החברה לפיתוח הרצליה בע"מ (להלן- "החברה"), התאגדה בתאריך 29 בספטמבר, ,1994 במטרה לפתח, לתכנן, להקים לבנות לייעץ ולעודד הקמתם, תכנונם, בנייתם ופיתוחם של פרוייקטים מכל סוג ולקידומה, רווחתה ופיתוחה של העיר הרצליה. החברה לפחתוח הרצליה הינה חברה עירונית המוחזקת %100 על ידי עיריית הרצליה, לחברה תקנון ותזכיר התאגדות מתאריך ,29 בספטמבר, .1994 4. תקנון החברה נוהל אסדרת חברה עירונית קובע את אופן הסדרת התקנון בחברה עירונית זאת, סעיף 9.2 לנוהל כולל רשימה של סעיפים שיש לכלול בתקנון , במסגרת הביקורת נבחנה מידת העמידה של תקנון החברה בהוראות נוהל האסדרה. 4.2 ממצאים א. אישור משרד הפנים - מבדיקת הביקורת עולה כי תקנון החברה לרבות שינויים שחלו בתקנון אושרו על ידי משרד הפנים כנדרש. ב. הוראות התקנון - כאמור, נוהל האסדרה, קובע בסעיף 9.2 רשימה סגורה של סעיפים והוראות שיש לכלול בתקנון של כל תאגיד עירוני . סקירת סעיפי התקנון מעלה כי התקנון מכיל את הסעיפים וההוראות המחוייבות עפ"י נוהל האסדרה שצויין לעיל. ג. תחומי פעילות - למועד הביקורת, החברה עוסקת ב- 3 תחומים עיקריים: 1. תכנון וביצוע פרויקטים הנדסיים. 2. הפעלת חניונים. 3. יזמות עסקית. תחומים אלו תואמים את מטרות החברה, כפי שנקבעו בתזכיר ההתאגדות. ד. מורשה חתימה – סקירת מסמך זכויות החתימה של החברה מעלה כי הינו בהתאם להוראות נוהל האסדרה. עפ"י המסמך, מורשה החתימה של החברה כוללים את ראש העיר או מנכל העירייה בנוסף למנכ"ל החברה או סמנכ"ל הכספים של החברה . בסכומים של עד 200 אלף ₪ , פחות מ %2 ממחזור החברה, מספיקה חתימתם של מנכ"ל החברה יחד עם סמנכ"ל הכספים של החברה. 5. דירקטוריון החברה − הרכב הדירקטוריון 2018- מבדיקת הביקורת עולה כי נכון לסוף שנת ,2018 דירקטוריון החברה מנה 9 חברים . הרשות מינתה את נציגיה בדירקטוריון התאגיד, באופן שנשמר היחס הקבוע בסעיף 6 לתקנון החברה, לתקנה ב(2) לתקנות העיריות (נציגי העירייה בתאגיד העירוני), התשס"ו - ,2006 ולפיה הנציגים בתאגיד ימונו כך ששליש מהם יהיו מקרב חברי מועצה, שליש יהיו מקרב עובדי המועצה ושליש יהיו מקרב הציבור. − אישור המועצה- מבדיקת הביקורת עולה כי מועצת העיר אישרה את מינויים של חברי הדירקטוריון בישיבת המועצה כנדרש. − אישור משרד הפנים- מבדיקת הביקורת עולה כי בתאריך 14/8/27 אושרו המינויים הדרושים אישור בוועדה לבדיקת כשרות מינויים בתאגידים עירוניים במשרד הפנים. − אישור חברי דירקטוריון פברואר 2020 - בתאריך 18/10/30 נערכו בחירות לרשות המקומית בעיר. הביקורת בחנה קיומו של אישור משרד הפנים ואישור המועצה לרשימת הדירקטורים המעודכנת של החברה. בדיקתנו העלתה כי נכון לינואר 2020 טרם אושרו על ידי משרד הפנים מינוי הדירקטורים מקרב עובדי העירייה ונציגי הציבור כנדרש. המלצה • לפעול לקבלת אישור משרד הפנים למינוי הדירקטורים הנדרשים לאישור המשרד. 6. הסכמים עם העירייה 6.1 כללי בהתאם לכללי המינהל התקין, כל התקשרות של רשות המקומית עם גופים אחרים מחויבת להיות מעוגנת בהסכם כתוב, אשר יקבל את האישורים הנדרשים בדין ויכלול את תנאי ההתקשרות, את השירותים שכל צד מתחייב לתת, את התשלום בעד השירותים הללו וכיוצא בזה. למועד הביקורת קיימים מספר הסכמים תקפים בין העירייה לבין החברה, ההסכמים כוללים את כל פעילות החברה. במסגרת דו"ח מבקר המדינה בנושא "אסדרת התאגידים העירוניים בשלטון המקומי והפיקוח עליהם" מחודש דצמבר ,2012 מציין מבקר המדינה, מספר נושאים שעל הסכמים בין תאגיד עירוני לרשות מקומית לכלול. מבדיקת הביקורת עולה כי הנושאים שהועלו בדוח מבקר המדינה נכללים בהסכמים כנדרש. להלן פירוט ההסכמים התקפים למועד הביקורת: 6.2 הסכם לביצוע פרויקטים הנדסיים תחום עיסוקה העיקרי של החברה הינו ביצוע פרויקטים הנדסיים. בתאריך 02/5/9 נחתם הסכם בין העירייה לבין החברה, ההסכם קובע כי החברה תפעל לקידום הפרויקטים, ביצועם, הפיקוח עליהם והניהול שלהם וכן פעולות נוספות שיבוצעו על ידי החברה, כקבוע בהסכם. להלן נפרט את הערותינו לניהול הפרויקטים ההנדסיים ע"י החברה. 6.3 הסכמים לניהול החניונים העירוניים: החברה מנהלת את מערך החניונים העירוניים הכוללים למועד הביקורת 14 חניונים. בתאריך 19 באוקטובר, 2017 נחתם בין העירייה לבין החברה הסכם, לפיו החברה תנהל ותפעיל עבור העירייה חניונים ברח